Voor Nederlands scroll naar beneden! 

We do not provide any support for creating fillable PDF's!  

Learn how to make documents fillable for transactions with multiple signers. 

Use the ‘fillable’ function to send a document that can also be filled in by the first signer.  Any subsequent signers can only sign the document.

Figure 1 – Creating a transaction with multiple signers and documents, one of which is fillable.  

To make a document fillable, we recommend using Adobe Acrobat Pro DC. See below for instructions on how to prepare a document to allow a signer to complete text fields and check boxes. 

Figure 2 – Adobe Acrobat Pro DC, a programme that can be used to make a document fillable. 

Step 1 – Create a document 

 Any word processing programme can be used to create a document and then save/export it as a PDF document. The example shows a document that includes space for fillable fields (Figure 3).

Figure 3 – Creating the initial document; this example uses Apple Pages.Any word-processing programme can be used, provided there is an option to save the file as a PDF.

Step 2 – Make the document fillable

 Next, open the saved PDF in Adobe Acrobat, and select ‘Prepare form’.

Figure 4 – Open the document, and select the correct tool.

  Ensure that the document is opened as an ‘Acrobat Form’. This option can be modified under ‘More’.

Figure 5 – The document, opened as an Acrobat Form.

Next, insert the required text fields and/or check boxes in the document. Be sure to give each element a unique name, and that the name of the signature is ‘Signature-1_1’. 

Figure 6 – Inserting fillable elements.

The export value of check boxes must be set to ‘on’. If a check box does not retain its filled value later on, this value was probably forgotten or there is a typing error.

Figure 7 – Set all check-box export values to ‘on’.

Next, all fillable fields can be assigned to the first signer using the settings shown in Figure 8. Mark all fields (except the signature fields of other signers) as ‘read only’ for the first signer.

Figure 8 – Assign the fillable fields to the first signer. 

Only the specific fields of the subsequent signers need to be assigned to them, so mark only their own signature field as ‘read only’.

Figure 9 – Properly allocate any remaining fields to other signers. 

 Lastly, save the document as a PDF, and it is ready for signing via Signhost/Ondertekenen.nl.

Step 3 – Test

The final step is to check whether the document has been prepared properly, and whether it gives the proper result once signed. 

A transaction involving 1 fillable document and 2 signers will look as follows:

Figure 10 – Creating a test transaction.

The first signer can now fill in and sign the document. 

Figure 11 – The first signer will receive an empty document to fill in.

The (optional) second signer will receive the completed document that appears as though it can be edited.

Figure 12 – It seems as though the second signer can edit the fields.

Once the second (and here, the final) signer has signed, the signed document is generated including the fillable fields.  If all values have been entered correctly, only those entered by the first signer will be ‘remembered’. The document can be opened in Adobe Acrobat Reader (a free programme), and the certificates of the signatures validated straight away. 

Figure 13 – Opening the signed document in Adobe Acrobat Reader. 

If the results do not appear as expected, most likely one or more of the values was entered incorrectly when making the document fillable. If this is the case, go back to Step 2 to check the document. 


------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Wij leveren geen support op het maken van invulbare documenten!

Leer hoe je documenten invulbaar kan maken voor een transactie met meerdere ondertekenaars.


Met de functionaliteit 'invulbaar' kan een document dat wordt aangeboden ook worden ingevuld door de eerste ondertekenaar.
Eventueel volgende ondertekenaars kunnen het document alleen ondertekenen.

Figuur 1 - Het aanmaken van een transactie met meerdere ondertekenaars
en documenten, waarvan 1 document invulbaar is.
 


Om een document invulbaar te maken adviseren wij het programma Adobe Acrobat Pro DC. Hieronder volgt een uitleg om een document zó in te richten dat er tekstvelden en checkboxen ingevuld kunnen worden door de ondertekenaar. 

Figuur 2 - Het programma Adobe Acrobat Pro DC
waarmee een document invulbaar kan worden gemaakt. 

Stap 1 - Maak een document 


In elke tekstverwerken kan een document worden opgesteld en worden geëxporteerd/opgeslagen als PDF document. Als voorbeeld is een document opgesteld met ruimte voor de invulbare velden (Figuur 3).

Figuur 3 - Het opstellen van een document, hier in Apple Pages.
Elke andere tekstverwerker kan worden gebruikt,
zolang het maar als PDF kan worden opgeslagen.

Stap 2 - Maak het document invulbaar


Open vervolgens het opgeslagen PDF document in Adobe Acrobat, en kies voor de functie 'Formulier voorbereiden'.

Figuur 4 - Open het document, en kies het juiste gereedschap.

 
Zorg ervoor dat het document als 'Acrobat Formulier' wordt geopend, aanpasbaar onder het kopje 'Meer'.

Figuur 5 - Het document geopend als Acrobat Formulier.

Plaats vervolgens de benodigde tekst- en/of checkbox-velden op het document. Let erop dat elk element een unieke naam heeft, en het handtekeningveld de specifieke naam 'Signature-1_1' heeft. 

Figuur 6 - Het plaatsen van de invulbare elementen.

Voor de checkboxen moet de exportwaarde 'on' zijn. Mocht de checkbox de ingevulde waarde later niet onthouden, dan is deze waarde waarschijnlijk vergeten of is er een typefout gemaakt.

Figuur 7 - Geef de exportwaarden van alle checkboxen de waarde 'on'.

Vervolgens kunnen alle invulbare velden worden toegewezen aan de eerste ondertekenaar met de instellingen uit Figuur 8.
Markeer alle velden - behalve handtekening-velden van andere ondertekenaars - als 'alleen-lezen' voor de eerste ondertekenaar.

Figur 8 - Zet de invulbare velden vast op de eerste ondertekenaar. 

Voor alle volgende ondertekenaars hoeft alleen het eigen veld te worden toegekend. Markeer dus alleen het eigen handtekening-veld als 'alleen-lezen'.

Figuur 9 - Zet de velden goed voor eventueel volgende ondertekenaars. 


Als laatste dient het document dan te worden opgeslagen als PDF document, en is het klaar om te worden ondertekend via Signhost/Ondertekenen.nl.

Stap 3 - Test

Als laatste stap dient te worden gecontroleerd of het document juist is opgesteld, en bij ondertekening de juiste uitkomst geeft. 

Wanneer een ondertekenverzoek wordt opgesteld met 1 invulbaar document en 2 ondertekenaars ziet dat er als volgt uit:

Figuur 10 - Het aanmaken van een test-transactie.

De eerste ondertekenaar kan vervolgens het document invullen en ondertekenen. 

Figuur 11 - De eerste ondertekenaar krijgt een leeg document te zien
welke ingevuld kan worden.

De (optionele) tweede ondertekenaar krijgt vervolgens een ingevuld document te zien, wat overschreven lijkt te kunnen worden.

Figuur 12 - De tweede ondertekenaar lijkt te kunnen overschrijven.

Na het ondertekenen van de tweede - en in dit geval de laatste - ondertekenaar wordt het getekende document gegenereerd met de invulbare velden erop.
Wanneer alle waarden juist zijn ingevuld zullen alleen de waarden van de eerste ondertekenaar worden 'onthouden'.
Het document kan worden geopend in (gratis) Adobe Acrobat Reader waar direct ook de certificaten van de handtekeningen worden gevalideerd. 

Figuur 13 - Het openen van het getekende document in Adobe Acrobat Reader. 

Mochten de resultaten anders uitvallen dan verwacht, dan is het hoogstwaarschijnlijk dat er één of meerdere waarden bij het invulbaar maken van het document niet goed staan. Keer daarom ook terug naar Stap 2 om het document te controleren. 

Did this answer your question?